نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهرهوری آن مجموعه یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و موسسات دولتی و خصوصی میباشد. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر میتواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیم‌گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. استفاده از روش‌های مرسوم که مبتنی بر مکاتبات اداری به صورت کاغذی، تلفنی و یا e-mail برای یک مجموعه هدفمند و کارآمد کافی و مناسب نمی‌باشد. برای رفع این مشکل از سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده میشود. سیستمهای موجود در این زمینه دارای پیچیدگی‌های فراوان بوده و با نیازهای جاری و روزمره مجموعه همخوانی ندارد.
از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیریها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستمهای سنتی در شرکتها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمانبندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام میشود. هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن، یک جریان خاص را در سازمان طی میکند.
در این میان دو مشکل اساسی وجود دارد. یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر است و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف میشود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمان‌ها است. هدف اصلی از سیستمهای مدیریت محتوا کمک به سازمان‌ها در حل دو مشکل ذکر شده میباشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوۀ اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود میبخشد.
مديريت فرايندهاي سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرايند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري، اجرا، اندازه‌گيری، تغيير و به کارگيری مجدد، در يک طرح جامع گرد هم می‌آورد.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار
سسیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار سیستم‌هایی الكترونیكی بوده كه برای پشتیبانی، نظارت و مدیریت فرآیندهای كار و فعالیتهای مختلف سازمان اعم از لجستیك، اداری و . . . استفاده می شوند. در این سیستمهای نرم‌افزاری از یك نمایش گرافیكی برای گردش كار در یك فرآیند یا زیر فرآیند معین استفاده شده كه فعالیتهای ویژه، وابستگی‌های اطلاعاتی، ترتیب و توالی تصمیم‌گیری‌ها و فعالیتهای مختلف را معرفی و تشریح می‌نماید. این قسمت از سیستم توسط مسئولین فنی طراحی، تحلیل و مورد بازبینی قرار می‌گیرد.
ضرورت بکارگیری مدیریت فرآیندها و گردش اسناد یک سازمان
تا چند سال پيش، توليد نرم‌افزار، مستلزم گذاشتن وقت براي پياده سازي همه مؤلفه‌هاي زيرساختي توليد نرم‌افزار بود و اين موضوع ضمن اينكه زمان را بسيار افزايش مي‌داد، هزينه و ريسك ايجاد مؤلفه هاي زيرساختي را نيز به پروژه‌هاي نرم‌افزاري تحميل مي‌كرد؛ اين خود رسيدن به هدف غائي پروژه كه دستيابي به برنامه كاربردي خاص براي منظوري خاص بود را با زمان، هزينه و ريسك بالا مواجه مي‌ساخت. امروزه با ايجاد فن آوري‌هاي جديد ساخت سيستم هاي نرم‌افزاري، زمان، هزينه و ريسك پروژه‌هاي ساخت برنامه‌هاي كاربردي بسيار كاهش يافته است.
اهداف
- افزایش و ارتقاء شفافیت
- افزایش سرعت و كارآیی
- ایجاد یا تقویت انگیزش كاركنان
- انعطاف‌پذیری بیشتر
- كاهش چشمگیر در سیكل‌های زمانی
- كاهش چشمگیر در منابع مرتبط با فرآیندها
- بهبود و ارتقاء جمع آوری، استخراج و تمركز بر داده‌ها
امكانات و دستاوردها
- انتقال اتوماتیك فرم‌های الكترونیكی سازمان
- ذخیره‌سازی مستندات بصورت الكترونیكی در پرونده‌ها
- دسترسی به این مستندات در هر زمان و از هر مكان
- فراهم شدن امكان پردازش جریان‌های كار از طریق:
- دستورالعمل‌ها و امضای الكترونیكی
- تعیین مراحل پردازش
- تعریف دقیق و تفصیلی از نقش‌ها و حقوق دسترسی
- تعامل با سیستمهای كاربردی سازمان (از قبیل مالی، نیروی انسانی و غیره)
- مدیریت و در دسترس قرار دادن پرونده‌ها و مجموعه‌های اطلاعاتی بدون تكرار
- تصویر نمودن فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمانی بر روی فرم‌های الكترونیكی
- مدیریت مؤثر داده‌ها و اطلاعات در سطح سازمان
- جلوگیری از دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
- اعمال سیاست‌ها و روش‌هایی یكسان، مطلوب و بهینه در خصوص مدیریت داده‌ها
- محدود‌سازی یا حذف مالكیت محلی و دپارتمانی داده‌های سازمان
- استانداردسازی، یكپارچه‌سازی و نگهداری تمامیت داده‌های سازمانی
- ایجاد تعاریف یكسان از داده‌ها در سطح سازمان
- تدوین، پیاده‌سازی و نگهداری سیاست‌ها و رویه‌های ایمنی داده‌ها و اطلاعات در سراسر سازمان
- گسترش دستیابی كاربران در سازمان به اطلاعات مورد نیاز
- فراهم نمودن ابزار توسعه یافته گزارش‌دهی و روش‌های انتقال اطلاعات و گزارش‌ها
مزایای استفاده از سامانه مدیریت فرآیندها و گردش اسناد در یک سازمان
- ايجاد، ذخيره، بازيابي و ويرايش گردش‌كار و فرآيندها به صورت گرافيكي
- تعريف قالب محتوای اسناد، مدارک و فرم‌ها درگردش كار
- تعريف شروط و تصميم‌گيري در مراحل مختلف گردش‌كار و فرآيند
- امكان تراكنش با پايگاه داده
- امكان مديريت و اجراي چندين فرآيند همزمان
- طراحي و پياده‌سازي پردازش هاي مورد نظر سازمان در بخش هاي مختلف گردش‌كار و فرآيند.
- امكان برقراري ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي مختلف و تصميم‌گيري طبق اطلاعات موجود آن‌ها در حين گردش‌كار و فرآيند
- انجام پردازش های اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار
- استفاده از بروز رسانی بانك اطلاعاتي در يك گردش كار
- ارسال اطلاعات بصورت پست الكترونيكي در هر مرحله از گردش كار و فرآيند
- Import وExport يك گردش كار و فرآيند
- امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار
- قابليت استفاده در انواع سيستم هاي اتوماسيون اداري مختلف
- امكان استفاده از انواع فرم‌هاي سيستم‌هاي مختلف در تعريف يك فرآيند گردش كاري
- امكان گردش كار بر روي تمامي فرم‌هاي سيستم‌هاي تحت سيستم جامع
- امكان مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به صورت گرافيكي و فهرستي
- امكان تعیين مهلت پاسخ در گردش كار
نمونه ای سامانه مدیریت گردش اسناد پیاده سازی شده برای مدیریت گردش کار تعریف، ثبت، بررسی و نظارت بر اولویت های پژوهشی